Alfresco Italia ha recentemente pubblicato  un Webinar dal titolo: “10 motivi per cui è meglio utilizzare un sistema Documentale invece che un database” (che riporto in estrema sintesi in calce a questo articolo).

Prendo spunto dai contenuti in esso esposti per condividere la nostra esperienza e visione rispetto i vantaggi che l’adozione di un sistema documentale può dare.

Tipicamente lo scenario aziendale “pre-documentale” si caratterizza per la presenza di più repository, ognuno dei quali contenente documenti e informazioni organizzate secondo le logiche del proprio ambito di competenza.

Tecnicamente l’accesso ai documenti avviene mediante diversi file server e file system di rete (e.g. Share Windows) o mediante diverse applicazioni che a loro volta memorizzano file su database o file system locali.

L’introduzione di un sistema ECM (Enterprise Content Management) richiede un cambio di paradigma; porta a sostituire i  repository locali (DB e filesystem) con un repository centrale mediante un processo di integrazione con applicativi aziendali, sistemi operativi, sistemi client e strumenti di office automation. (n.d.r adottare un prodotto aperto e standard, quale è Alfresco, è fondamentale per supportare il processo di integrazione).

Si può quindi intuire che con l’adozione di un sistema ECM i vantaggi espressi nel webinar sono amplificati e impattano a livello generale sull’intera gestione dei documenti e dell’informazione aziendale; l’informazione diventa accessibile indipendentemente dai domini applicativi e abilita la realizzazione di processi di business trasversali rispetto alle funzioni aziendali.

Denis.

In sintesi i 10 motivi:

1.  I database gestiscono bene testi e numeri. I documentali trattano qualsiasi tipo di file; video, immagini, mp3 ecc.
2.  Un documentale consente di adattare la “struttura dati (metadati)” dinamicamente nel tempo. I DB (ma anche i filesystem) hanno un’unica struttura statica.
3.  I documentali gestiscono la sicurezza e le autorizzazioni con granularità molto fine (a livello di singolo documento) e non a livello di tablella, schema ecc
4.  I documentali gestisono il versioning di uno stesso documento metre i DB ne fanno solo lo storage
5.  I documentali consento nativamente ricercche full-text sia sui contenuti che sui metadati
6.  Sebbene i db abbiano i trigger, i documentali consentono di definire regole tramite semplici interfacce utente (o regole complesse).
7.  Workflow: i documentali possono avviare trasformazioni e workflow che gestiscono le trasformazioni e il ciclo di vita di un documento
8.  Notifiche: i documentali consento di definire alert e invio di mail per la notifica di operazioni eseguite sul documento
9.  I documentali consentono un accesso standard al repository mediante vari protocolli (CIFS, FTP, Webdav, HTTP, SPP (Share Point Protocol), CMIS)
10. CMIS: i documentali mettono a disposizione (analogamente a ODBC) una interfaccia standard per essere interrogati